Wenn niemand ans Telefon kann, darf kein Auftrag verloren gehen.
Ein Mitarbeiter ist krank, im Urlaub oder bereits im nächsten Gespräch. Der KI Voice Agent nimmt den Anruf trotzdem an, fragt die benötigten Auftragsdaten ab und übergibt sie strukturiert an Ihr Team.
Das Telefon klingelt genau dann, wenn niemand frei ist.
Für den Anrufer zählt nur, ob ihm jetzt geholfen wird. Für Ihr Unternehmen kann ein nicht angenommener Anruf einen verlorenen Auftrag, unnötige Rückfragen oder zusätzlichen Zeitdruck bedeuten.
USE CASE · AUFTRAGSERFASSUNGEin echter Auftrag.
Ein echter Auftrag.
Aber gerade keine freie Hand.
Montagmorgen, 7:55 Uhr: Eine Mitarbeiterin ist krank, ein Kollege bereits im Außendienst und mehrere Leitungen sind belegt. Ein Bestandskunde ruft an und möchte dringend Material bestellen.
KI VOICE AGENT AKTIV00:42
KI VOICE AGENTGuten Morgen. Ich nehme Ihren Auftrag gerne auf. Wie lautet Ihre Kundennummer?
KUNDEDie 4711. Wir benötigen heute noch zwölf Stück von Artikel A-18.
KI VOICE AGENTIch habe zwölf Stück A-18 notiert. Ist die bekannte Lieferadresse korrekt?
Natürlich annehmen
Der Agent begrüßt den Kunden, erkennt sein Anliegen und führt verständlich durch das Gespräch.
Gezielt nachfragen
Kundennummer, Artikel, Menge, Termin und Rückrufwunsch werden nach einem festgelegten Ablauf erfasst.
Auftrag bestätigen
Die Angaben werden zusammengefasst. Der Kunde kann Fehler direkt korrigieren, bevor der Vorgang übergeben wird.
Strukturiert übergeben
Ihr Team erhält die Informationen nachvollziehbar. Je nach vorhandener Schnittstelle kann die Übergabe auch an CRM, Warenwirtschaft oder einen festgelegten Prozess erfolgen.
ERGEBNISDer Kunde wird sofort gehört.Ihr Team wird entlastet.Der Auftrag bleibt im Prozess.
KI MIT KLAREN GRENZEN
Automatisieren, wo es hilft. Persönlich bleiben, wo es zählt.
Der KI Voice Agent soll Mitarbeiter nicht ersetzen. Er fängt wiederkehrende Anliegen und Anrufspitzen ab, sammelt die richtigen Informationen und sorgt für eine geordnete Übergabe.
Ist ein Anliegen dringend, unklar oder sensibel, wird nach den vereinbarten Regeln an einen Menschen, eine Warteschlange oder einen Rückrufprozess übergeben.
Am Ende ist es immer noch Telefon. Nur besser organisiert.
Routineanliegen können auch nach Feierabend aufgenommen werden, ohne dass ein Mitarbeiter Bereitschaft halten muss.
Der Anrufer beschreibt sein Anliegen mit eigenen Worten, statt sich durch ein starres Tastenmenü zu kämpfen.
Freigegebene Informationen können als Wissensbasis dienen, damit der Agent passend zu Ihren Leistungen antwortet.
Komplexe oder sensible Gespräche werden an die richtige Person, Gruppe oder einen definierten Rückrufweg weitergegeben.
Nebenstellen, Rufgruppen, Büro, Homeoffice und mobile Nutzung bleiben die verlässliche Grundlage.
Statt einer unklaren Mailbox-Nachricht erhält Ihr Team die vereinbarten Angaben in einer nutzbaren Struktur.
Welche Automatisierung sinnvoll ist, entscheidet Ihr Ablauf.
Was soll die KI erfassen?
Wir definieren die wenigen Angaben, die Ihr Team für einen vollständigen Vorgang wirklich benötigt.
Wohin gehen die Daten?
Wir prüfen E-Mail, CRM, Warenwirtschaft oder andere vorhandene Systeme und die dafür verfügbaren Schnittstellen.
Wann übernimmt ein Mensch?
Sie bestimmen klare Grenzen für Dringlichkeit, Sonderfälle, Datenschutz und persönliche Weiterleitung.
Wichtig: Umfang, Lizenz, Datenschutz und die mögliche Systemanbindung werden vorab geprüft. Sie erhalten eine verständliche Einschätzung, was direkt mit 3CX möglich ist und wo eine individuelle Integration benötigt wird.
Wie viele Aufträge warten bei Ihnen am Telefon?
Wir betrachten gemeinsam eine typische Anrufsituation aus Ihrem Unternehmen und prüfen, ob ein KI Voice Agent Ihre Mitarbeiter sinnvoll entlasten kann.
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