Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

smart it-systems e. K.
Inhaber: Arne Boneberger
Oelkinghauser Straße 18
58256 Ennepetal

Telefon: 02333 9760036
E-Mail: info@smart-it-systems.de

2. Allgemeine Hinweise

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, durch die eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Website, die Bearbeitung von Anfragen oder die Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

3. Bereitstellung der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website können durch den Hosting-Anbieter technisch erforderliche Informationen verarbeitet und in Server-Protokollen gespeichert werden. Dazu können gehören:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• Referrer-URL
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem
• Zugriffsstatus beziehungsweise HTTP-Statuscode

Die Verarbeitung dient der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse sowie dem Schutz vor Missbrauch und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, stabilen und nutzerfreundlichen Internetauftritt.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung oder Rechtsverfolgung erfordert.

Der Hosting-Anbieter verarbeitet diese Daten als technischer Dienstleister und, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns telefonisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben. Dazu können insbesondere Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Betreff und Inhalt Ihrer Nachricht gehören.

Erfolgt die Kontaktaufnahme zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Anfragen zu beantworten und geschäftliche Kommunikation nachvollziehbar zu bearbeiten.

Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten mehr bestehen. Soweit aus der Kommunikation ein Vertragsverhältnis entsteht oder sie als Geschäftsbrief aufzubewahren ist, gelten die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Die Bereitstellung der Angaben ist freiwillig. Ohne die notwendigen Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten.

5. Kontaktformular

Das Kontaktformular fragt Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Thema und eine Nachricht ab. Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet. Die Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Die Formulardaten werden zunächst verschlüsselt an unseren Server bei Cloudflare übertragen und dort auf Vollständigkeit sowie eine erfolgreiche Missbrauchsprüfung kontrolliert. Anschließend werden sie über den Formulardienst FormSubmit (formsubmit.co) als E-Mail an info@smart-it-systems.de weitergeleitet. FormSubmit verarbeitet die Angaben zur technischen Zustellung und kann nicht zugestellte beziehungsweise noch nicht freigeschaltete Einreichungen nach eigenen Angaben bis zu 30 Tage vorhalten.

Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen verwenden wir auch beim Kontaktformular Cloudflare Turnstile. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie das Ergebnis der Sicherheitsprüfung durch Cloudflare verarbeitet werden. Das Formular verwendet keine Analyse- oder Werbetracker.

6. KI-gestützter Website-Chat

Auf der Website kann freiwillig ein KI-gestützter Assistent zur ersten Orientierung genutzt werden. Der Assistent ist als KI gekennzeichnet und ersetzt keine persönliche Beratung. Bitte geben Sie dort keine Passwörter, Zugangsdaten, Gesundheitsdaten oder andere vertrauliche Informationen ein.

Wenn Sie eine Nachricht absenden, wird nur die aktuelle Eingabe über unseren Server an die OpenAI API übermittelt. Die Eingabe und die erzeugte Antwort werden außerdem automatisiert auf möglicherweise schädliche Inhalte geprüft. Der sichtbare bisherige Gesprächsverlauf bleibt im Browser und wird nicht bei jeder Nachricht erneut an OpenAI übertragen.

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch verwenden wir Cloudflare Turnstile. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie das Ergebnis der Sicherheitsprüfung durch Cloudflare verarbeitet werden. Unser Server prüft das jeweils nur einmal nutzbare Sicherheitstoken, bevor eine Anfrage an OpenAI gesendet wird. Zusätzlich verarbeitet unser Server eine zufällige Sitzungskennung. An OpenAI wird aus IP-Adresse und Sitzungskennung nur eine nicht unmittelbar zuordenbare Sicherheitskennung übertragen. Die Sitzungskennung wird im Sitzungsspeicher des Browsers gehalten und beim Schließen des Tabs gelöscht.

Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Anfrage und – soweit Ihre Anfrage auf einen möglichen Vertrag gerichtet ist – vorvertraglichen Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Im Übrigen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen, verständlichen Orientierung zu unseren Leistungen und im Schutz des Dienstes vor Missbrauch.

Für Textgenerierung und Inhaltsprüfung setzen wir die OpenAI API als technischen Dienst ein. Nach den Angaben von OpenAI werden Daten des verwendeten API-Endpunkts nicht zum Training der Modelle genutzt. Inhalte können jedoch grundsätzlich bis zu 30 Tage in Protokollen zur Missbrauchsüberwachung verarbeitet werden, sofern keine abweichenden Datenkontrollen vereinbart sind oder eine längere Aufbewahrung gesetzlich erforderlich ist. Die Anfrage wird von uns nicht als dauerhaftes Chatprofil gespeichert.

Die Nutzung des Chats ist nicht erforderlich. Sie können uns jederzeit alternativ telefonisch unter 02333 9760036 oder per E-Mail an info@smart-it-systems.de kontaktieren.

7. Cookies, Analyse und externe Inhalte

Die aktuelle Website setzt keine Analyse-, Marketing- oder Profiling-Cookies ein. Sie verwendet keine Reichweitenmessung und bindet keine externen Schriftartendienste ein. Die verwendeten Schriftarten werden durch das Betriebssystem des Besuchers bereitgestellt.

Der KI-Chat verwendet eine technisch erforderliche, zufällige Kennung im Sitzungsspeicher des Browsers. Diese bleibt auf den jeweiligen Browser-Tab beschränkt und wird nicht für Werbung oder Reichweitenmessung genutzt. Cloudflare Turnstile wird erst im Zusammenhang mit der Nutzung des KI-Chats geladen und ausschließlich zur Sicherheits- und Missbrauchsprüfung eingesetzt.

Sollten später Analysewerkzeuge, externe Medien, Karten, Videos oder andere einwilligungspflichtige Dienste ergänzt werden, werden diese erst nach einer erforderlichen Einwilligung geladen und diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.

8. Empfänger von Daten

Innerhalb von smart it-systems erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die sie zur Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe benötigen. Daneben können technische Dienstleister, insbesondere Cloudflare als Hosting- und Sicherheitsanbieter sowie OpenAI bei Nutzung des KI-Chats, Daten im erforderlichen Umfang verarbeiten. Eine weitere Übermittlung erfolgt nur, wenn sie gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist oder Sie eingewilligt haben.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Nach der Veröffentlichung wird die Website verschlüsselt über HTTPS bereitgestellt. Bitte beachten Sie, dass eine Datenübertragung im Internet dennoch nie vollständig risikofrei ist.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@smart-it-systems.de.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de

12. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.